Privacy beleid

Wij doen ons best om de gegevens die wij over je verzamelen tot het minimum te beperken. De hoeveelheid gegevens die we verzamelen, hangt af van de manier waarop je met ons communiceert. Als je bijvoorbeeld een reis boekt bij ons, vragen we je om meer persoonsgegevens dan wanneer je alleen een brochure aanvraagt of op onze website surft. We kunnen verschillende soorten persoonlijke gegevens over je verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen. Deze gegevens hebben we samengevat in het onderstaande overzicht.
 

• Details over jou: voor- en achternaam, adres, geslacht, geboortedatum, maaltijdvoorkeuren en andere reisvoorkeuren.
• Betalingsgegevens: om je boeking te kunnen betalen maken wij gebruik van een beveiligde betaalomgeving. Wanneer je met iDeal, creditcard of via overboeking betaalt, worden je gegevens in onze administratie opgeslagen om de betaling aan je boeking te kunnen koppelen. Verder gebruiken wij je bankrekeningnummer alleen wanneer je geld van ons terugkrijgt. Wanneer je met creditcard betaalt, sturen wij je creditcardgegevens vanuit onze beveiligde omgeving rechtstreeks naar onze creditcard partner. Zij voeren onze creditcardbetalingen uit. Hierbij krijgen we je creditcardgegevens niet te zien. Onze partner vertelt ons alleen of je betaling is gelukt.
• Telefoonnummer: het kan zijn dat wij contact met je op moeten nemen betreffende je boeking.
• E-mailadres: je krijgt een e-mail met o.a. de bevestiging van je boeking(en) die je hebt gemaakt.
• Identificatiedocumenten: voor het vastleggen van de reis zijn aanvullende persoonsgegevens vereist, zoals je paspoort- of identiteitskaartgegevens, waaronder je paspoortnummer, het land waar je paspoort is afgegeven en de vervaldatum. Voor sommige reizen is, bijvoorbeeld vanwege de voorbereiding van je visumaanvraag of het verkrijgen van de vereiste reistoestemmingen, een paspoortkopie nodig.
• Details over je boeking bij ons: details zoals waarvandaan je vliegt en waar naartoe, je boekingsinformatie (inclusief eventuele gegevens van je medereiziger op de boeking), eventuele verdere reisgegevens indien relevant, details van ervaringen of excursies geboekt via ons, bagagewensen, upgrade informatie, lounge-bezoeken, stoelvoorkeuren, maaltijdvoorkeuren of -vereisten, details van eventuele speciale assistentie vereist en andere relevante informatie, zodat we je de reis- of andere service kunnen bieden die we met je hebben afgesproken.

Verder gebruiken we de volgende gegevens van je:

Details van je contactmomenten met ons: informatie over contacten of gesprekken met ons en onze medewerkers, inclusief wanneer je vragen, opmerkingen, klachten of feedback aan ons stuurt. Dit kan ook een gebruikersnaam en wachtwoord zijn en je interesses, marketingvoorkeuren en antwoorden op enquêtes.

Je gebruik van onze systemen en diensten: dit betreft informatie over het gebruik van onze website, callcenters en/of sociale media- pagina's, IP-adressen en informatie die je op sociale media kunt plaatsen.

Sollicitaties: Als je bij ons solliciteert, leggen we je cv vast, je werkgeschiedenis, je onderwijsgegevens en de functie waarvoor je solliciteert.

Speciale soorten gegevens: in sommige omstandigheden moeten we mogelijk informatie van je verzamelen die als gevoelig wordt beschouwd. We kunnen bijvoorbeeld verzamelen: - Gegevens over je gezondheid. Het doorgeven van je voedingsbehoeften en medische/ lichamelijke aandoeningen is van belang voor het op een verantwoorde wijze uitvoeren van de reis met eventuele aanpassingen door onze reisbegeleider en/of lokale agent. - Informatie over je religie (bijvoorbeeld als je een maaltijdvoorkeur opgeeft die een bepaalde religie aangeeft, zoals een koosjer of halal maaltijd).

We proberen alle gevoelige persoonlijke gegevens die we verzamelen te beperken tot een minimum. Tenzij we een specifieke wettelijke vastgelegde reden hebben om deze informatie te gebruiken, zullen we je toestemming vragen om deze te verzamelen.

Als je geen persoonlijke gegevens verstrekt

Vastleggen van je persoonlijke gegevens is nodig voor het volledig en correct uitvoeren van de reisovereenkomst die we met je afsluiten. Indien je die (aanvullende) gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, zijn we mogelijk niet in staat het contract dat we hebben of met je proberen aan te gaan, uit te voeren. In dit geval moeten we mogelijk de reis of een deel daarvan annuleren. Uiteraard zullen we je op de hoogte stellen als dit het geval is.

Afhankelijk van je contacten met ons, kunnen we op de volgende manieren informatie verzamelen:

Directe contacten: je kunt ons je identiteits-, contact- en financiële gegevens verstrekken door online (boekings)formulieren in te vullen, of via telefoon of e-mail of anderszins met ons te corresponderen.
Dit omvat persoonlijke gegevens die je verstrekt wanneer je:

• zoekt naar een reis via een van onze websites die we gebruiken;
• een boekt reis via een van onze websites en via ons callcenter;
• een deel van de boekingsinformatie op onze site invult maar de boeking niet voltooit;
• een brochure aanvraagt, zich aanmeldt om nieuwsbrieven te ontvangen, je deelneemt aan een van onze prijsvragen/wedstrijden, promoties (bijvoorbeeld via sociale media kanalen, email of onze site), enquêtes of marktonderzoek;
• een account aanmaakt op onze website en informatie invoert op online formulieren;
• ons informatie verstrekt over een ongeval, ziekte of incident dat heeft plaatsgevonden of een ander soort feedback;
• solliciteert bij ons via e-mail of via de websites;
• contact opneemt met ons via ons callcenter, sociale media, nieuws, e-mail, WhatsApp of livechat. Onze contacten met je kunnen worden vastgelegd en gemonitord om de klantenservice, kwaliteitsborging, training, beveiliging en algemene zakelijke doeleinden te verbeteren; of
• deelneemt aan een van onze evenementen.
   

Geautomatiseerde technologieën of interacties

Indien je onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens automatisch verzamelen: technische data over je apparatuur, websitegedrag en websitepatronen. We verzamelen deze persoonlijke gegevens door cookies, serverlogs en andere vergelijkbare technologieën te gebruiken. Raadpleeg ons cookiebeleid voor verdere details.
 

Derden of publiek beschikbare bronnen

Wij kunnen persoonlijke gegevens over je ontvangen van verschillende externe partijen, zoals hieronder uiteengezet:
a) luchtvaartmaatschappijen, hotelproviders of andere partijen waarmee we samenwerken als je een klacht bij hen indient;
b) analyseproviders [zoals Google, gevestigd buiten de EU];

Op basis van wetgeving moeten wij aangeven welke zogenaamde grondslagen gebruikt worden bij de verwerking van je persoonsgegevens. Daarbij wordt hoofdzakelijk gekeken naar de verwerking van gegevens op basis van:

1. een overeenkomst;
2. een gerechtvaardigd belang van Adventure Specialists;
3. een gegeven toestemming;
4. een wettelijke plicht.

We hebben hieronder een beschrijving gegeven van alle manieren waarop we van plan zijn om je persoonlijke gegevens te gebruiken en van welke rechtsgronden wij ons afhankelijk maken. Houd er rekening mee dat we je persoonlijke gegevens voor meer dan één wettige grond kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor wij je gegevens gebruiken.

• Om je boeking bij ons te beheren: we zullen je gegevens gebruiken om je reis- of evenementdiensten aan te bieden die je aanvraagt of aanschaft. Dit houdt in het boeken van je vluchten, accommodaties, het organiseren van excursies, vervoer en autohuur en het verstrekken van je tickets (op basis van het nakomen van ons contract met jou) en het bieden van alle speciale assistentie die je nodig hebt (waar je ons je toestemming voor geeft).
   
• Om contact met je op te nemen met informatie over je boekingen en ondersteunende diensten: wij zullen je contactgegevens gebruiken om je mededelingen te sturen die betrekking hebben op je boeking of diensten die je hebt aangevraagd. De informatie die gewoonlijk wordt meegeleverd, zijn: e-mails die reageren op vragen, je toegang geven tot tickets, je op de hoogte houden van wijzigingen in de reisroutes of reageren op feedback of klachten die je hebt. Wij doen deze dingen om ons contract met je te vervullen en op basis van onze legitieme zakelijke belangen om je te voorzien van klantenservice.
   
• Hulp bieden bij online boekingen: wij kunnen informatie verzamelen wanneer je deze invoert op onze websites, maar je boeking nog niet voltooit. We doen dit om hulp te bieden in het geval je problemen ondervindt bij het gebruik van onze website of je boeking afbreekt indien nog niet alle benodigde informatie bij je beschikbaar is
   
• Hulp bieden bij online boekingen: wij kunnen informatie verzamelen wanneer je deze invoert op onze websites, maar je boeking nog niet voltooit. We doen dit om hulp te bieden in het geval je problemen ondervindt bij het gebruik van onze website of je boeking afbreekt indien nog niet alle benodigde informatie bij je beschikbaar is
   
• Om je klantervaring te personaliseren en onze service te verbeteren: wij gebruiken je gegevens om je een persoonlijkere service te bieden. Dit kan inhouden: het personaliseren van de berichten met voorkeuren die we je sturen, je alleen advertenties sturen waarvan wij denken dat die je vakantie-ervaring verbeteren (op basis van onze legitieme belangen om je de juiste soorten producten en diensten te presenteren). We kunnen ook gesprekken opnemen en/of oproepen opvolgen om onze klantenservice te verbeteren.
   
• Om de veiligheid te waarborgen en onze zakelijke belangen te beschermen: in bepaalde omstandigheden gebruiken wij je informatie om de veiligheid van onze diensten, kantoor en mensen te waarborgen, inclusief het beschermen tegen, onderzoeken en ontmoedigen van fraude, ongeoorloofde of illegale activiteiten, systeemtests, onderhoud en ontwikkeling (op basis van onze legitieme belangen om een veilige en wettige onderneming te exploiteren of waar we een wettelijke verplichting hebben om dit te doen); 
   
• Om je sollicitaties te verwerken: wij zullen je informatie gebruiken voor het verwerken van sollicitaties die je bij ons indient, hetzij rechtstreeks, hetzij via een agent of recruiter (open sollicitatie of als reactie op een advertentie) (op basis van ons legitiem belang om nieuwe werknemers of aannemers te werven);
   
• Om onze websites te optimaliseren: als je onze websites gebruikt, zullen wij je informatie gebruiken om ervoor te zorgen dat de inhoud van onze websites op een effectieve manier wordt gepresenteerd voor jou en je apparaat, om je toegang te bieden tot onze site op een manier die effectief en gemakkelijk is en om je te voorzien van inhoud die voor je relevant is. 
   
• Gegevensanalyse gebruiken om onze website, producten/services, marketing, klantrelaties en ervaringen te verbeteren: dit is noodzakelijk voor onze legitieme belangen (om soorten klanten voor onze producten en diensten te definiëren, om onze website actueel en relevant te houden, om ons bedrijf te ontwikkelen en om onze marketingstrategie te sturen).
   
• Onderzoek doen: wij gebruiken je informatie om geaggregeerd en geanonimiseerd onderzoek uit te voeren over algemene betrokkenheid bij onze diensten en systemen, of als je ervoor kiest om deel te nemen aan klantonderzoeken, consumentengroepen en onderzoek (op basis van onze legitieme belangen om onze producten, diensten en klantenservice te verbeteren); en 
   
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen: in bepaalde omstandigheden zullen we je informatie moeten gebruiken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om te voldoen aan gerechtelijke bevelen of dwangbevelen (op basis van onze legitieme belangen om te voldoen aan een wettelijke verplichting).

Wanneer we contact met je opnemen

Een van de andere redenen waarom we je informatie soms verzamelen, is dat we daarmee een beeld kunnen vormen van wat we denken wat je misschien wilt of nodig hebt, of wat voor je van belang kan zijn (voor het boeken of uitvoeren van de reis). Met deze informatie bepalen we hoe we je relevante marketingcommunicatie kunnen bieden.

Wij houden je op de hoogte van onze nieuwste aanbiedingen, partnerschappen, verkopen, promoties, wedstrijden waarvan wij denken dat ze interessant en/of relevant voor je zijn.
We nemen alleen op deze manier contact met je op als:

• Jij je hebt aangemeld om marketingcommunicatie van ons te ontvangen.
• Je hebt informatie bij ons aangevraagd of hebt deelgenomen aan een wedstrijd of bent geregistreerd voor een promotiecampagne en hebt je gegevens verstrekt en je hebt ons niet verteld dat je niet van ons wilt horen.
• Je hebt bij ons een boeking gemaakt en hebt ons niet verteld dat je niets van ons wilt horen.

Wat als ik geen marketinguitingen wil ontvangen?

We willen je alleen marketinguitingen verzenden als je hier in geïnteresseerd bent. Je kunt je afmelden van onze marketingcommunicatie door op de link ‘afmelden’ in al onze e-mails of door contant met ons op te nemen.

Derden en marketing

We geven je informatie niet door aan andere partijen voor marketingdoeleinden tenzij je ermee instemt dat wij dit doen. Wij dienen je expliciete ‘opt-in’ toestemming te krijgen voordat wij je persoonsgegevens delen met een bedrijf voor marketing doeleinden. Soms sturen derde partijen marketinguitingen naar jou namens ons. De volgende bedrijven zijn door ons aangesteld voor het verzenden van brochures (TWI en Connect2) en het verzenden van nieuwsbrieven via e-mail (E-Mark). Deze bedrijven hebben echter niet het recht om marketing naar jou toe te sturen voor hun eigen doeleinden. Het marketingmateriaal dat we je toezenden, kan zo nu en dan ook informatie bevatten over geselecteerde zakenpartners die diensten leveren die nauw samenhangen met ons eigen product.

Om je te voorzien van de (reis)diensten en op wettige gronden zoals hierboven beschreven, is het mogelijk dat we je persoonlijke informatie delen met derden, zoals:

• Externe leveranciers waarmee wij samenwerken om je boeking en onze andere diensten aan je te leveren: we kunnen je informatie delen met partijen zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels, touroperators, transportbedrijven, aanbieders van excursies, luchthavenautoriteiten, verzekeringsmaatschappijen, autoverhuurbedrijven, grondafhandelingsbureaus en cruisemaatschappijen.
   
• Andere leveranciers waarmee we samenwerken in verband met onze bedrijfsvoering: wij delen je informatie met externe leveranciers die wij gebruiken om diensten te verlenen in verband met de beleving/ervaringen die wij je bieden. Dit kunnen marketingbureaus en/of bedrijven zijn die onze marketingcampagnes uitvoeren, maar ook IT-ontwikkelaars, serviceproviders en hostingproviders, derde partijen die promoties of wedstrijden beheren, grondagenten, softwarebedrijven van derden, aanbieders van website analysetools en medische serviceproviders;
   
• Luchthavens, immigratie/douane en/of andere overheidsinstanties: soms moeten we 'Advance Passenger Information' over je verstrekken aan grens- of immigratieautoriteiten van het land van je reisbestemming. Dit is meestal de basisinformatie uit je paspoort, maar in bepaalde landen kan er wettelijk aanvullende informatie gevraagd worden. We zullen deze informatie verstrekken wanneer we hiertoe verplicht zijn;
   
• Rechtbanken of adviseurs: het is mogelijk dat we je informatie moeten delen met andere derden (zoals juridische, accountants of andere adviseurs, regelgevende instanties, rechtbanken en overheidsinstanties) om ons in staat te stellen onze wettelijke rechten te handhaven of de rechten, eigendommen of veiligheid van onze werknemers te beschermen of wanneer een dergelijke bekendmaking wettelijk is toegestaan of vereist; en
   
• Derde bedrijven waarvoor we kunnen kiezen om delen van ons bedrijf of onze activa te verkopen, over te dragen of samen te voegen: als alternatief kunnen we andere bedrijven proberen te verwerven of met hen fuseren. Als ons bedrijf iets verandert, kunnen de nieuwe eigenaren je persoonlijke gegevens op dezelfde manier gebruiken als in deze privacyverklaring staat vermeld.

Wij eisen van alle externe partijen dat zij de veiligheid van je persoonlijke gegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen. Wij staan niet toe dat onze externe dienstverleners je persoonlijke gegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. We staan hen alleen toe je persoonlijke gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens? 

Apollo bewaart persoonlijke informatie alleen zolang als nodig is om ons contract met u na te komen en de doeleinden waarvoor de informatie is verzameld in overeenstemming met dit privacybeleid. Uw reisgeschiedenis, inclusief contactgegevens, boekingsinformatie en gezondheidsinformatie, wordt gedurende twee (2) jaar vanaf de datum van thuiskomst bewaard. We bewaren uw persoonsgegevens ook om andere redenen dan om de overeenkomst met u uit te voeren, bijvoorbeeld om te voldoen aan de Boekhoudwet. Wettelijke vereisten bepalen hoe lang uw gegevens worden bewaard. 

We zullen je gegevens alleen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") verzenden om:

• aan je verzoek te voldoen;
• te voldoen aan een wettelijke plicht;
• samen te werken met onze leveranciers en derde partijen die we gebruiken om onze reizen uit te voeren.

Een groot deel van onze derde partijen is gevestigd buiten de EER, dus hun verwerking van je persoonlijke gegevens zal leiden tot een overdracht van gegevens buiten de EER. Als we informatie overdragen aan partijen buiten de EER, zullen we ervoor zorgen dat deze in een vergelijkbare mate van bescherming krijgen.

Wat zijn je rechten?

Wij willen dat je het gevoel hebt dat je controle hebt over je persoonlijke gegevens. Met dit in gedachten hebben we hieronder de rechten die je hebt met betrekking tot de persoonlijke informatie die wij van je hebben, hieronder uitgelegd:
 

• het recht om te worden geïnformeerd over hoe we je persoonlijke gegevens zullen gebruiken. Dit is uiteengezet in dit privacybeleid en we doen ons best om je zoveel mogelijk informatie te verstrekken op het moment dat je ons je gegevens doorgeeft;
• het recht om ons te vragen om informatie die volgens jou onjuist is, te corrigeren;
• het recht om ons te vragen om je informatie niet voor marketingdoeleinden te gebruiken;
• het recht om een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die we over je bewaren of om ons te vragen deze over te dragen aan een andere vergelijkbare organisatie;
• in bepaalde omstandigheden, het recht om ons te vragen om te stoppen met het gebruiken van informatie over jou;  het recht om een klacht in te dienen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit in Nederland;
• het recht om ons te vragen om de verwerking of de informatie die we over je bewaren in bepaalde omstandigheden te beperken of te beëindigen; 
• het recht om de toestemming die je ons hebt verleend in te trekken om je persoonlijke gegevens te gebruiken.

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Je kunt deze rechten op jouw gegevens uitoefenen door te mailen naar [email protected] of om ons te vertellen dat je geen uitingen van marketingcommunicatie wilt ontvangen. We zullen aan je verzoeken voldoen, tenzij we een wettige reden hebben om dit niet te doen. Mogelijk moet je aanvullende gegevens verstrekken om je identiteit te bevestigen om je verzoek te verwerken.

We hebben passende veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat je persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of geopend op een ongeoorloofde manier, gewijzigd of openbaar gemaakt. Bovendien beperken we de toegang tot je persoonlijke gegevens tot die werknemers, agenten, contractanten en andere derde partijen die een legitieme zakelijke reden hebben om deze gegevens te verwerken. Zij zullen je persoonlijke gegevens alleen op onze instructies verwerken en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. We hebben procedures ingesteld voor de behandeling van vermoedelijke inbreuken op persoonlijke gegevens en stellen jou en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte van een inbreuk als dit wettelijk verplicht is.

We zullen je persoonsgegevens bewaren zo lang dat redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in dit document. Op basis van onder meer wetgeving kan het echter nodig zijn dat wij gegevens langer bewaren.

Wij hanteren een beleid voor gegevensbewaring en zoeken manieren om de hoeveelheid informatie die we hebben en de duur van de tijd dat we deze bewaren te beperken. Volgens de wet moeten we de basisinformatie over het boeken en onze klanten gedurende zeven jaar bewaren voor juridische aansprakelijkheid en fiscale doeleinden.
In sommige omstandigheden kunnen we je persoonlijke gegevens anoniem maken (zodat deze niet langer aan je kunnen worden gekoppeld) voor onderzoeks- of statistische doeleinden, in die gevallen kunnen wij deze informatie onbeperkt gebruiken zonder voorafgaande kennisgeving aan jou.

Verandering van doel

We zullen je persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor we deze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs vinden dat we deze om een andere reden moeten gebruiken en dat de reden verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.

Als we je persoonlijke gegevens moeten gebruiken voor een niet-gerelateerd doel, zullen we jou hiervan op de hoogte stellen en zullen we de juridische basis toelichten die ons daartoe in staat stelt.

Houd er rekening mee dat we je persoonlijke gegevens kunnen verwerken zonder je medeweten of toestemming, in overeenstemming met de bovenstaande regels, waar dit wettelijk vereist of toegestaan is.

Links naar derde partijen

Deze website kan links bevatten naar websites van derden, plug-ins en applicaties. Als je op die koppelingen klikt of deze verbindingen inschakelt, kunnen derden gegevens over je verzamelen of delen. We hebben geen controle over deze websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Wanneer je onze website verlaat, raden we je aan om de privacy te lezen van elke website die je bezoekt.

Contactgegevens

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, inclusief verzoeken om je wettelijke rechten uit te oefenen, stuur dan een mail naar [email protected]. 

Je hebt het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. We zouden het echter waarderen als wij de kans krijgen om je zorgen met betrekking tot je gegevens weg te nemen voordat je de Autoriteit Persoonsgegevens benadert. Daarom een vriendelijk verzoek om in die gevallen contact met ons op te nemen.

Wijzigingen Adventure Specialists (waaronder Apollo Reizen) behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy verklaring.